Ab sofort suchen wir zur Verstärkung unseres Teams einen Office Manager (m/w/d) auf 30 Std.-Basis.

Havas Services GmbH ist Teil des weltweiten Havas Agenturnetzwerkes mit Niederlassungen in 120 Ländern, welches sowohl nationale als auch internationale Kunden in allen Belangen der Kommunikationsberatung betreut. Die Havas Services GmbH ist innerhalb der Gruppe zuständig für alle nationalen Servicedienstleistungen.

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Deine Aufgaben‍

• Empfang und Bewirtung von Gästen und Kunden
• Annahme/Weiterleitung eingehender Telefonate in deutscher und englischer Sprache
• Verwalten über ein internes Raumbuchungssystem und eindecken der Besprechungsräume
• Bearbeitung/Weiterleitung von E-Mails
• Weiterleitung der Eingangspost
• Vorbereiten der Ausgangspost für den Kurier – national/international
• Kommunikation mit externen Dienstleistern
• Reise-/Hotel-/Mietwagenbuchungen
• Spesenabrechnung
• Allgemeine Einkäufe und Büroverwaltung
• Organisation und Betreuung interne und externe Veranstaltungen/Firmenevents
• Fuhrpark-Management inkl. Korrespondenz mit der Leasinggesellschaft
• Vertretung Back Office

Das bringst Du mit

• Berufserfahrung im Office Management bzw. Büroassistenz
• Ausgeprägter Servicegedanke
• Positive, zuvorkommende und freundliche Ausstrahlung
• Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Organisationstalent
• Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick
• Sehr gute MS Office Kenntnisse

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Das erwartet Dich

• Positive Charaktere mit unterschiedlichen Talenten, Lebenswegen, Ecken und Kanten
• Großartiger Gestaltungs-Spielraum und Erwartung an eigenverantwortlichem Handeln
• Teil einer Truppe zu werden, die überzeugt ist, dass Diversity glücklicher macht
• Die schönsten Agenturräume der Welt
• Diverse Weiterbildungen